Maneiras simples para você organizar suas tarefas
14:33Todos temos tarefas que precisamos cumprir, seja no trabalho ou na vida pessoal, as tarefas nos cobrem dia após dia, pode parecer alg...
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Todos
temos tarefas que precisamos cumprir, seja no trabalho ou na vida pessoal, as
tarefas nos cobrem dia após dia, pode parecer algo ruim vendo desta maneira,
mas sem essas tarefas, ainda seriamos pessoas inexperientes em tudo, sem
dificuldades, e é isso que nos torna mais fortes e melhores a cada dia, mas
infelizmente as vezes a quantidade de tarefas e a falta de organização nos
tornam reféns de nós mesmos, então como sair dessa? Como fazer o stress e a infinidade
de tarefas parecer menos ruim? É simples com organização e prioridades.
Existem
tarefas que ocupam um dia inteiro de nossa atenção, outras que terminamos em
menos de 5 minutos, mas infelizmente muitas vezes não entendemos a diferença
entre elas, e tratamos uma tarefa simples e rápida, como uma tarefa difícil e
demorada, isso ocorre pela simples falta de organização e conhecimento de suas
próprias tarefas, e então a partir de hoje entenderemos melhor as tarefas e as
cumpriremos com maestria, mas como faremos? Da seguinte maneira.
Primeiro,
coletaremos todas as nossas tarefas, sejam para hoje, amanhã ou para mês que
vem, tudo aquilo que vier em sua mente, anote sem exceções, construa uma caixa
de entrada de suas tarefas, seja levar o cachorro para passear a comprar a
aliança de seu sonhado casamento.
Segundo,
daremos total atenção para cada uma delas, nos questionando, “para esta tarefa
existe algo a ser feito?” Entenda da seguinte maneira, existira tarefas das
quais poderemos arquivar para tempos futuros, aquelas que mesmo você
acreditando ser importante no final percebe que são inúteis, e tarefas das
quais você ainda pode precisar de algo que ainda não possui para completa-las,
se existir tarefas assim, as anote em outro papel e crie um arquivo para tarefas
indefinidas.
Terceiro,
após conhecer suas tarefas e saber exatamente aquilo que é importante,
aplicaremos a ação necessária para cada uma, da seguinte maneira;
1. Sua
tarefa demora menos de 5 minutos para ser concretizada? Se sim a conclua, não
importa o que esteja fazendo, se isso ou aquilo é mais importante, faça,
conclua e você terá uma tarefa a menos para se preocupar, se deixarmos para amanhã
talvez não seja possível realiza-la, e isso fara dela uma bola de neve
esquecida, e quando menos esperar depois de alguns dias, essa bola terá se
tornado uma avalanche, responda seu e-mail, faça aquela ligação importante, se
você acreditar que não irá durar mais de 5 minutos, simplesmente a faça.
2. Após
completar as temidas tarefas de 5 minutos, decidiremos aquelas tarefas das
quais NÃO depende apenas de nós, aquelas em que precisam da assinatura do
chefe, ou simplesmente da opinião de alguém, anote essas tarefas e delegue,
quando a pessoa necessária aparecer você saberá o que você precisa.
3. Depois
anotaremos as tarefas das quais temos data e hora definidas, como aquelas
reuniões, o aniversário da sogra, coisas como essa que não precisam ser uma
preocupação a mais em sua mente no momento, apenas anote em sua agenda e a
esqueça pelo tempo que ainda resta.
4. Por
fim, sobraram aquelas que precisam ser feitas assim que possível, as tarefas do
dia que duram mais de 5 minutos, e que são importantes e também urgentes,
separe-as como tarefas pessoais e profissionais.
5. Após
todas as listas estarem completas, temos que entender o que faremos primeiro?
Faremos tudo ao mesmo tempo? Obviamente que não, precisamos entender a
importância e a urgência de cada uma de suas tarefas da seguinte maneira.
Nesta tabela dividiremos nossas tarefas
por sua importância e por sua urgência, separe exatamente aquelas que são mais
importantes para você, o que trará mais prejuízo para si caso não seja
completada, e aquelas que são mais urgentes, são necessárias para até o fim do
dia, podem não ser tão importantes, mas ganhara pontos com o chefe caso sejam
feitas, entenda desta maneira;
Importantes e urgentes:
Tarefas que precisam de resolução rapidamente, e que caso não feita terá um
prejuízo gigante pelo seu grau de importância.
Urgentes, mas não importantes:
Tarefas que precisam ser feitas rápido, mas que não tem uma importância
relevante.
Importantes, mas não tão urgentes:
Tarefas que são de total importância serem feitas, mas que tenham um tempo a mais
para serem executadas.
Menos importantes e menos urgentes:
Tarefas que precisam ser feitas, mas que não se trata de salvar o mundo, e não
precisam de muita pressa em sua execução.
A parti do momento que entender como a tabela funciona,
dividiremos ela nos respectivos quadrantes da seguinte maneira para que possamos usa-la;
Feito isso, você saberá exatamente como
agir diante de suas tarefas, e saberá por qual iniciar, obviamente pelas
tarefas urgentes e importantes, inicie uma por vez e a execute sem se importar
com as outras, se concentre em uma coisa de cada vez e a termine com maestria, após
termina-las, siga para as tarefas urgentes, em seguida as importantes, e por
fim conclua seu dia de tarefas com as que restaram, e seu dia terá sido
perfeito.
No começo pode parecer complicado, mas
depois de algum tempo usando da tabela, você entendera como ela é útil e lhe
ajuda demais em sua vida, entenda que uma vida sem organização dificilmente lhe
trará conquistas, mesmo se você nunca usou nem mesmo uma agenda, com vontade e
dedicação é possível ter um dia mais eficaz e fara você se sentir ótimo por
conquistar suas tarefas.
Espero que tenham gostado deste pequeno
texto, usem em suas vidas como eu uso, e que a partir do momento em que
começarem a ter resultados tanto positivos quanto negativos, comentem, nos
mandem mensagem, ficaremos felizes em compartilhar sua história aqui no blog, e
mais felizes ainda se estivermos ajudando vocês a conquistarem aquilo que
desejam, obrigado e até a próxima.
